För vår kunds räkning söker vi just nu en Projektadministratör. . Uppdraget är på heltid och förväntas starta 2025-03-03 och pågå till och med 2027-12-31 med möjlighet till förlängning.

Beskrivning av uppdraget
Administratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Administratören ska vara beställaren behjälplig och bidra till att effektivisera arbetet genom att stödja medarbetarna i projektet och följa befintlig struktur. Administratören behöver ha en god prioriteringsförmåga och vana att arbeta med många uppgifter samtidigt.

Arbetsuppgifterna omfattar, men är inte uteslutande:

•  Ansvara för vissa administrativa uppgifter /processer såsom dokumenthantering
•  Vara ett stöd till projektledare/samordnare samt projektmedlemmar med administrativa uppgifter och processer
•  Ansvara för diarieföring samt arbete med dokumenthantering i bland annat dokumenthanteringssystemet Avima.
•  Ansvara för diverse kallelser, protokoll.
•  Ta minnesanteckningar och annan mötesdokumentation.
• Ansvara och/eller delta på olika typer av möten.
•  Ansvara för administrativa processer vid enstaka aktiviteter såsom vid samråd.
•  Bidra till att skapa förutsättningar för dialog och samverkan i projektet.
•  Säkerställa ett stabilt arbetsflöde för projektets administration.
•  Ta emot och kontera faktura (första granskning så de är korrekt ställda).
•  Ansvara för och utföra ärende- och dokumenthantering så som planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering.
• Sammanställa, strukturera och distribuera dokumentation.
• Genomföra diverse IT-beställningar till projektmedlemmar.
•  Ansvara för distributionslistor samt gruppbrevlådor (via programmet Omada)
• Genomföra on- eller offboarding av projektmedlemmar (inkl. beställa materiel och behörigheter).
• Beslutar enligt givet mandat
• Bistå i konsultanskaffningar via konsultförmedlare.
• Anordna relationsbyggande evenemang såsom workshops.
• Vara behjälplig med diverse administrativa uppgifter inför en etablering av projektkontor.
• Vid behov genomföra resebokningar för både anställda och konsulter samt ansvar för den administrativa processer kring resorna.
• Korrespondens: bistå med olika typer av korrespondens.

Obligatoriska krav
Minst gymnasial examen.
4-6 års arbetslivserfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör.
Minst fem års erfarenhet av Microsoft Office paketet samt god datorvana i allmänhet.
Minst fyra års erfarenhet av fakturahantering.

Bör krav
Erfarenhet av minst 3 uppdrag som administratör inom offentlig verksamhet
Minst fyra års erfarenhet av Agresso, Antura, Avima eller liknande ekonomisystem, dokumenthanteringssystem, system för diarieföring
Minst fyra års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina)
Minst fyra års erfarenhet av fakturahantering i ekonomisystemet Agresso

Placering
Uppdraget möjliggör för närvarande både arbete på distans och på plats på kontoret i Stockholm. Förväntan är att närvara på plats minst 60% av sitt arbete. Dagar och tider för detta styrs efter behov i organisationen och efter beställarens godkännande.

Tidplan och omfattning
Start: 2025-03-03
Slut: 2027-12-31
Omfattning
Uppdragets omfattning bedöms till 40 timmar per vecka, 100% av en heltidstjänst. 

Ansökan
Låter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Du ansöker enkelt genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en intervju hos oss på Devotum. Nästa steg är en intervju hos vår kund. Referenstagning är en del av processen.

Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till ansvarig Konsultchef Corazon Wiksell på 070-586 93 11